Persiapan Sebelum Mengadakan Event

Daftar Isi

Persiapan sebelum mengadakan event

Mempersiapkan event seperti seminar, workshop, atau gathering memerlukan perencanaan matang agar berjalan lancar dan bisa mencapai tujuan. Salah satu aspek yang sering terlupakan adalah ketersediaan souvenir event sebagai bentuk apresiasi bagi peserta.

Cenderamata dalam sebuah event memiliki peran yang besar dalam membentuk kesan peserta terhadap keseluruhan acara. Oleh karena itu, setiap pemilihan dan penyediaan souvenir perlu dipersiapkan dengan baik. Hal ini menunjukkan betapa pentingnya perencanaan menyeluruh dalam menyelenggarakan event agar setiap elemen berjalan selaras dan meninggalkan kesan positif bagi peserta.

Langkah-Langkah Mempersiapkan Event

Event yang sukses tentunya tidak bisa dilepaskan dari persiapannya yang matang dan eksekusi yang tepat. Berikut adalah beberapa langkah dalam mempersiapkan event agar sukses dan berkesan:

1. Tentukan Konsep dan Tujuan Event

Langkah pertama yang harus dilakukan adalah menentukan seperti apa konsep event yang akan diselenggarakan. Lalu, apa tujuan event tersebut diselenggarakan? Menentukan kedua aspek tersebut dapat membantu dalam mempersiapkan kebutuhan event yang lainnya. Jangan lupa untuk menentukan konsep dan tujuan yang sesuai dengan kebutuhan audiens serta masih tetap realistis.

2. Susun TOR

Setelah menentukan konsep dan tujuan, langkah selanjutnya adalah menyusun TOR (Terms of Reference). Kerangka acuan kerja ini nantinya menjadi panduan bagi seluruh tim untuk memiliki pemahaman yang sama terkait event yang akan diselenggarakan. Selain itu, dokumen ini juga biasanya dibutuhkan untuk mengajukan proposal pada pihak sponsor atau pihak lainnya yang terlibat.

3. Susun RAB

RAB merupakan salah satu dokumen penting ketika akan menggelar sebuah event. Dokumen ini sangat penting untuk memastikan apakah semua kebutuhan acara dapat terpenuhi tanpa melebihi dana yang tersedia. Dalam anggaran ini biasanya sudah termasuk biaya sewa tempat, konsumsi, dekorasi, publikasi, hingga pembelian souvenir event. Semakin rinci anggaran, semakin mudah juga untuk mengontrol pengeluaran.

4. Bentuk Tim Kerja

Sebuah acara tidak akan bisa terselenggara jika hanya dikerjakan oleh satu atau dua orang saja. Oleh karena itu, membentuk tim kerja yang solid sangatlah penting. Dengan merinci tugas masing-masing anggota tim kerja dapat membantu kelancaran acara dari awal hingga akhir.

5. Susun Jadwal dan Timeline

Hindari mengerjakan semua persiapan secara mendadak agar event yang akan digelar dapat berjalan sesuai dengan rencana. Buat timeline kerja yang mencakup semua tahap persiapan acara, dari awal perencanaan hingga hari-H. Dengan begitu, semua pekerjaan bisa dipantau dan diselesaikan sesuai jadwal.

6. Urus Perizinan dan Koordinasi

Jika event yang akan digelar melibatkan banyak peserta atau menggunakan fasilitas umum, maka perizinan harus sudah diurus dari jauh-jauh hari. Selain itu, koordinasi dengan pihak keamanan, pengelola venue, dan pembicara (jika ada) juga harus dilakukan dari awal agar tidak terjadi miskomunikasi pada saat event berlangsung.

7. Siapkan Strategi Promosi

Agar event ramai dan tepat sasaran maka strategi promosi yang dilakukan harus tepat. Promosi ini dapat memanfaatkan media sosial dengan membuat konten yang menarik. Bisa juga dengan mengajak kerjasama komunitas yang relevan. Selain itu, materi promosi juga harus dibuat sejalan dengan tema acara agar lebih relevan.

8. Siapkan Souvenir Event

Souvenir merupakan salah satu elemen penting dalam penyelenggaraan event karena berfungsi sebagai kenang-kenangan atau apresiasi terhadap peserta yang telah hadir. Penyelenggara perlu menentukan jenis souvenir yang sesuai dengan tema acara, jumlah yang dibutuhkan, serta anggaran yang tersedia. 

Souvenir dari helloswag.id

9. Siapkan Rencana Cadangan

Tidak semua dapat berjalan sesuai dengan rencana. Kemungkinan acara yang diselenggarakan menjadi terhambat oleh sesuatu sangatlah besar. Oleh karena itu, penyelenggara harus memiliki plan B. Dengan rencana cadangan yang matang, mereka dapat tetap tenang dan sigap saat menghadapi situasi tak terduga.

Mengadakan sebuah event memang membutuhkan tenaga dan waktu yang banyak. Akan tetapi, dengan persiapan yang tepat maka semua akan sepadan dengan hasil yang didapat. Perlu diingat jika event yang terencana dengan baik bukan hanya berjalan sukses, tetapi juga meninggalkan kesan positif bagi semua pihak yang hadir.